Переходимо в «цифру»: як підприємцю організувати електронний документообіг

0
35

Чим вигідний електронний документообіг?

Підприємець отримує можливість контролювати й управляти всім потоком ділової документації. Сервіс дає можливість створювати або завантажувати шаблонні, тобто стандартні за формою і змістом, документи. Це договори, рахунки-фактури, акти приймання-передачі виконаних робіт, видаткові накладні в форматі XML, який дає можливість створення та ведення архіву.

По-друге, користувач може завантажувати будь-які документи у форматі PDF, зокрема із зовнішніх бухгалтерських програм, і обмінюватися ними з контрагентами безпосередньо через систему інтернет-банкінгу «Приват24 для бізнесу».

Крім цього, для платників ПДВ реалізовано механізм реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. Також можна отримувати й обробляти ПДВ-накладні, надіслані контрагентами, навіть якщо вони були складені в іншій програмі, і проводити платежі для поповнення ПДВ-рахунків у Держказначействі.

Зручно й те, що система електронного документообігу в «Приват24 для бізнесу» має інтеграцію з обліковою системою «Бухгалтерія Онлайн» і з конфігураціями бухгалтерської програми 1С, які розроблені в Україні.

Що стосується «матеріальних» аргументів, то в Мінцифрі підрахували, що при переході в «цифру», економія витрат на папір і логістику становить 1–2% на рік від обороту.

А що із захистом даних?

Робота з електронними документами має ще одну перевагу – рівень безпеки. При їх пересиланні використовується захищений протокол HTTPS. І все дані банк зберігає на серверах із багаторівневою системою захисту.

Крім того, для підписання документів реалізовано два варіанти. Перший – це файловий ключ кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна згенерувати безпосередньо через «Приват24 для бізнесу».

Другий спосіб – це «хмарний» електронний цифровий підпис SmartID, який знаходиться в захищеному хмарному сховище та є аналогом вашого власноручного підпису.

Зручно й те, що сервіс електронного документообігу дозволяє здійснювати як односторонній підпис документів, так і двосторонній. «Якщо на документі потрібен підпис другої сторони, клієнту достатньо відправити його контрагенту. Або контрагент сам завантажує і підписує потрібний документ. Якщо ж одержувача з якоїсь причини не влаштовує документ, він може його відхилити та вказати причину. Коли до формату й змісту документа немає претензій, він може бути підписаний як одним із користувачів, так і двома користувачами відразу», – розповідає Євген Заіграєв.

Поява е-підпису, який відповідає законодавчим нормам, автоматично робить електронний документ оригіналом, який має таку саму юридичну силу, як і документ на папері зі звичайним підписом та мокрою печаткою.

Як підключити?

Якщо підприємець є клієнтом ПриватБанку, все, що йому потрібно, – це авторизуватися в особистому кабінеті «Приват24 для бізнесу», перейти в каталог послуг і вибрати пункт «Електронний документообіг» та активувати цей сервіс, натиснувши кнопку «Підключити».

Якщо клієнт користується «старою» версією «Приват24 для бізнесу», він спочатку переходить у  меню «Документи», а потім вибирає пункт «Електронний документообіг»,

Підприємцям, які не є клієнтами банку, досить перейти за посиланням https://docs.pb.ua й увійти в систему за допомогою будь-якого цифрового ключа (електронно-цифрового підпису). Портал docs.pb.ua дозволяє отримати й побачити все накладні, які клієнти ПриватБанку виставляють контрагентам через «Приват24 для бізнесу».

«При створенні документа через https://docs.pb.ua генерується посилання, яке перший контрагент передає іншому. Це посилання можна відкрити в будь-якому інтернет-браузері на ноутбуку або смартфоні без авторизації», – пояснює Євген, додаючи, що кількість вхідних електронних документів необмежена.
джерело:MIND

Фото автора Free Creative Stuff з Pexels