ПОЛІТИКА УПРАВЛІННЯ КОШТАМИ

Заява-декларація

щодо політики управління коштами організації

(дана політика управління коштами організації набула чинності з 1 липня 2016 р.)

Загальні положення.

1. Ведення бухгалтерського обліку в організації здійснюється на основі методу нарахування.
2. Фінансовий рік організації 01 січня – 31 грудня.
3. Всі кошти та майно організації адекватно документуються.
4. Кошти організації класифікуються на прямі та непрямі.

До прямих коштів  організації  відносяться кошти, які спрямовуються на реалізацію проектів, програм, інших конкретних видів основної діяльності організації (надалі – Проекти), можуть бути легко визначені (ідентифіковані) на основі первинних документів та обраховані засобами бухгалтерського обліку.

Непрямі кошти організації – це кошти, які використовуються, як для реалізації проектів, так і на загально-огранізаційну діяльність в організації. Непрямі кошти організації це ті, прив’язаність яких до проектів не може бути легко визначена, або вартість такого визначення є спів мірна з розміром самих коштів, які піддаються класифікації.

Організація використовує прямий метод розподілу коштів. Тобто трактує всі кошти, як прямі за виключенням тих, що йдуть на загальне адміністрування та загальні витрати організації.

5. Базовим періодом для визначення ставок розподілу непрямих коштів є фінансовий рік організації 01 січня – 31 грудня.
6. Базою розподілу соціальних виплат працівникам організації (відпустки, лікарняні, тощо) між усіма Проектами є пряма заробітна плата персоналу організації.
7. Базою розподілу непрямих накладних витрат організації між усіма Проектами є загальна сума прямих накладних витрат.
8. Базою розподілу усіх решта непрямих витрат організації між усіма Проектами є пряма заробітна плата персоналу організації.
9. Організація декларує наявність належного внутрішнього контролю щодо розподілу коштів на прямі та непрямі, а також обґрунтованого розподілу непрямих коштів між проектами та загально-організаційною діяльністю.

Це досягається за рахунок наступного:

• весь облік доходів та витрат організації ведеться засобами спеціалізованої комп’ютерної програми «1-С Бухгалтерія», пристосованої до обліку коштів за Проектами;
• по кожному факту закупівлі товарів чи послуг заступник виконавчого директора визначає тип витрат (прямі/непрямі). Визначення типу витрат проводиться на стадії закупівлі, або після отримання відповідних документів від постачальників товарів чи послуг (наприклад, на послуги зв’язку), при цьому заступник виконавчого директора вказує номер проекту, суму та код витрат.
• бухгалтер організації, використовуючи вищезазначену інформацію, вводить відповідні дані та записи до системи бухгалтерського обліку з допомогою програми «1-С Бухгалтерія»;
• наприкінці кожного звітного періоду у Проекті заступник виконавчого директора здійснює перевірку правильності розподілу витрат на прямі та непрямі.

10. Для обліку і звітності, організація використовує наступну схему класифікації коштів та розподілу їх на прямі та непрямі (див. також Додаток 1):

1). Оплата праці.

Прямі кошти з оплати праці – це витрати на оплату праці працівників та іншого персоналу організації, які залучені до виконання робіт (консультативних, навчальних, організаційних тощо) у Проектах, що прямо відображена у відповідних облікових документах (табелях обліку робочого часу).

Непрямі кошти з оплати праці – це витрати на оплату праці працівників та іншого персоналу організації, діяльність яких не пов’язана з виконанням проектів, зокрема, робота адміністративного персоналу організації (бухгалтер), технічного персоналу (референт виконавчого директора, прибиральниця)

Змішана форма класифікації витрат на оплату праці може мати у стосунку до тих працівників і персоналу організації, діяльність яких може класифікуватись, як пряма так і непряма в залежності від змісту та спрямованості конкретних робіт. До цієї категорії в організації відносяться виконавчий директор, заступники виконавчого директора, ІТ- спеціаліст.

Основою поділу змішаних витрат на оплату праці на прямі та непрямі кошти слугує зміст робіт та виконувані функції в організації. Якщо виконувані функції були необхідними та корисними для всієї організації, то частка зарплати пропорційна до оплати робочого часу, потраченого на такі роботи, відноситься до непрямих коштів, якщо ж робочий час був потрачений на специфічну діяльність, що стосувалась конкретного Проекту, то відповідна частка зарплати відноситься до прямих коштів.

Організація забезпечує можливість перевірки часу витраченого працівниками та іншого персоналу організації на виконання різних функцій через, застосовуючи щомісячні табелі обліку робочого часу кожного члена персоналу організації, котрі підписуються працівником, так і керівником організації.

2) Обов’язкові внески до соціальних фондів України:

Внески організації до соціальних фондів в Україні, пов’язані із нарахуванням заробітної плати працівникам відносяться до прямих, непрямих коштів або мають змішану природу в залежності від того, як було кваліфіковано виплату заробітної плати кожного працівника.  Тобто, якщо зарплата працівника була віднесена до прямих коштів, то відповідні нарахування також відносяться до прямих витрат, якщо до непрямих коштів або мала статус змішаних коштів, то відповідним чином відносяться і нарахування.

Організація сплачує наступні види обов’язкових внесків до соціальних фондів в Україні:

– Пенсійний фонд (33,2% від ЗП, але не більше максимальної суми обмеженої певною кратністю до мінімальної зарплати)

– Фонду соціального страхування від тимчасової втрати непрацездатності (1,5% від окладу, але не більше максимальної суми обмеженої певною кратністю до мінімальної зарплати)

– Фонду зайнятості (1,3 % від ЗП, але але не більше максимальної суми обмеженої певною кратністю до мінімальної зарплати)

– Фонду страхування від нещасних випадків на виробництві (0,56 %  від ЗП, але але не більше максимальної суми обмеженої певною кратністю до мінімальної зарплати).

3) Соціальні виплати.

Соціальні виплати відносяться до непрямих витрат.

Соціальні виплати в організації включають:

– виплати на щорічні відпустки;

– оплати відпусток через хворобу;

– виплати за договорами страхування життя працівників;

Щоб застосувати справедливий розподіл цих витрат між Проектами вони акумулюються на окремому субрахунку.

4) Відрядження.

Витрати на відрядження можуть бути кваліфіковані як прямі так і непрямі кошти, в залежності від мети поїздки та відповідно до діяльності за конкретним Проектом, що вимагала такої поїздки.

Організація забезпечує належне відображення мети поїздки у відповідних розпорядчих документах.

5) Оренда офісу.

Витрати на оренду офісу розподіляються на прямі і непрямі щомісячно використовуючи наступний коефіцієнт розподілу – К оренди. Цей коефіцієнт обраховується наступним чином:

К оренди = Витрати на оренду / Загальна кількість відпрацьованих людино годин по організації;

Частка прямих витрат у оренді офісу організації по Проекту в цьому випадку =

=К оренди х Кількість годин відпрацьованих персоналом організації по Проекту

Частка непрямих витрат у оренді офісу організації =

=Ка х Кількість годин відпрацьованих персоналом, які були віднесена до непрямих витрат.

6) Витрати на технічне обслуговування приміщень, комунальні послуги, послуги з охорони

Витрати на технічне обслуговування приміщень, комунальні послуги, послуги з охорони

класифікуються на прямі/ непрямі у тій же пропорції що і витрати на оренду приміщень.

7) Капітальні витрати

Капітальні витрати (ремонт офісу, меблі, обладнання, тощо) можуть бути як прямі так і непрямі. Віднести ці витрати до прямих можна тільки в тому випадку, коли це безпосередньо передбачено Проектом.  (При закупівлях майна для Проектів, що здійснюються за кошти американського уряду необхідно послугуватись відповідним циркуляром А-122 «Принципи віднесення коштів для неприбуткових організацій» (додаток В, пункт15)).

8) Витрати на ремонт та обслуговування обладнання

Витрати на обслуговування техніки та ремонтно-профілактичні роботи можуть бути класифіковані як прямі так і непрямі, відповідно до належності обладнання чи устаткування до конкретного Проекту

9) Інші прямі кошти організації.

До прямих коштів організації відносить також інші кошти, котрі безпосередньо пов’язані з реалізацією Проекту.

– оренда окремого приміщення для працівників, задіяних виключно у виконання Проекту

– витрати на рекламу та ЗМІ (якщо це передбачено конкретним Проектом);

– громадські просвітницькі кампанії, заходи з підвищення громадської обізнаності, що вони відносяться до конкретних цілей Проекту;

– веб-дизайн окремого сайту Проекту або окремої сторінки Проекту в межах веб-сайту , їх інформаційне наповнення і підтримка,

-семінари, навчання, тренінги, конференції та інші освітні та навчальні заходи, передбачені Проектом;

-тиражування, видання брошур, підручників, періодичних видань в межах завдань Проекту;

– поштові витрати, якщо вони стосувались розсилки листів, публікацій, матеріалів інших документів проекту до учасників Проекту;

– витрати на канцтовари та приладдя може бути віднесено до прямих витрат в разі, якщо: (а) вони використовувались для проведення заходів, передбачених Проектом; (б) якщо вони використовувались працівниками безпосередньо для виконання роботи по Проекту.

10) Інші непрямі кошти.

Організація визначає наступні види непрямих витрат:

– витрати на офісні товари, включно з канцелярськими товарами для всього офісу визначаються  як непрямі витрати;

– банківські  витрати;

– витрати на телефонний зв`язок та Інтернет;

(В окремих випадках витрати на зв’язок можуть відноситись до прямих витрат. Відповідне віднесення може бути здійснено виключно на підставі підтверджуючих документів, які беззаперечно доводять належність цих витрат до Проекту (роздруківок розмов з чіткою ідентифікацією номерів абонентів по вхідних та вихідних дзвінках, рахунків за використання окремих телефонних ліній чи номерів телефонів, що були придбані/виділені/підключені виключно для реалізації Проекту, тощо). Оплата міжнародних та міжміських телефонних розмов може відноситись до прямих витрат в разі наявності документів вказаних в попередньому реченні.)

– витрати на поштові та кур`єрські послуги (загально-адміністративного призначення);

– витрати на професійне навчання персоналу;

– витрати на страхування майна;

– витрати на зовнішній аудит;

– витрати на амортизаційні відрахування (методика амортизації визначається законодавством України та зазначена у наказі про облікову політику організації);

11. Організація визнає в якості недопустимих наступні витрати:

-витрати на придбання алкогольних напоїв ;

-безнадійні борги;

-витрати на розваги;

-витрати на придбання товарів та послуг для особистого користування;

-штрафи та пені;

-відсотки за банківськими позиками;

-витрати на лобіювання та маркетинг;

-судові витрати.

Додаток 1